Mali müşavirler için e-defter dönemi hazırlık listesi
E-defter hazırlığını yalnız son gün imza atılacak bir işlem olarak planlamayın. Mükellef bilgisi, muhasebe verisi, sertifika, kullanılan uygulama ve arşiv teslimini ayrı kontrol kalemlerine ayırın. Her kalemin sorumlusunu ve tamamlanma durumunu bir büro çizelgesinde takip etmek eksikleri görünür kılar.
1. Takvimi firma bazında kontrol edin
İşletmenin mükellefiyet türünü, hesap dönemini ve kullandığı gönderim yöntemini belirleyin. Son tarihleri eski bir blog yazısından kopyalamak yerine güncel GİB duyuruları ve kılavuzlarıyla kontrol edin. Bu hazırlık listesi yasal son gün takvimi değildir.
2. Muhasebe verisi hazır mı?
Eksik belge, mutabakat veya kayıt düzeltmesi bekleyen firmaları ayrı işaretleyin. Teknik destek ekibine muhasebe içeriğini düzeltme görevi vermeyin; muhasebe kontrolü ile yazılım hatasını aynı başlıkta tutmak doğru kişiye ulaşmayı geciktirir. Eksik belgenin kimden beklendiğini ve son iletişimi kaydedin.
3. Sertifika ve bilgisayar ortamını önceden deneyin
Kullanılacak bilgisayarı, kart okuyucuyu ve uygulamayı belirleyin. Sertifikanın son geçerlilik tarihini kontrol edin. Kart görünmüyorsa hemen yeni sertifika sipariş etmek yerine bağlantı ve uygulama kontrollerini ayırın. PIN kilidi ile süre dolması aynı sorun değildir; gizli kodları büro içi mesajlarda da paylaşmayın.
4. İşlem sonucunu ve dosya teslimini ayrı kaydedin
Programda işlem başlatılması, resmi uygulamadaki sonucun kontrol edildiği anlamına gelmez. Yetkili kişi kullanılan yazılımın ve GİB'in güncel akışına göre durumu kontrol etsin. Oluşturulan dosyaların nerede tutulacağı, kimin kontrol edeceği ve mükellefe nasıl teslim edileceği ayrıca belli olsun.
Beş sütunlu büro çizelgesi
- Firma ve dönem.
- Bekleyen muhasebe verisi.
- Sertifika veya teknik kontrol durumu.
- Resmi işlem sonucunu kontrol edecek kişi.
- Arşiv ve teslim kontrol durumu.
GİB düzenlemesi e-defter ve ilgili berat dosyalarının ilişkili biçimde muhafazasını ele alır. Büro çizelgesi bu dosyaların yerine geçmez; yalnız işin kimde kaldığını takip etmenizi sağlar.
Sık sorulanlar
Her firmada aynı hazırlık listesi yeterli mi?
Ana başlıklar ortak olabilir; hesap dönemi, uygulama ve mükellefiyet şartlarını firma bazında kontrol etmelisiniz.
Ücretsiz saklama defter oluşturmayı da kapsar mı?
Multi Portal'ın saklama teklifi arşivleme hizmetidir; defter üretimi ve GİB'e gönderim bununla aynı işlem değildir. Portal kullanıcıları için 30 günlük denemede ücretsiz sınır 250 MB, üst kapasite ücretlidir.
Teknik sorunlar için kart ve sertifika kontrol rehberini; arşiv için saklama kapsamını inceleyin.