Hedef kitle: e-Fatura portalında taslak hazırlayan mali müşavirler ve muhasebe personeli
Soru: e-Fatura taslağını mali mühürle onaylamadan önce son kontrol nasıl yapılmalı?
e-Fatura taslağı oluşturulduğunda işlem bitmiş sayılmaz. GİB e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzunda taslak faturaların onaylanmadan önce kontrol edilmesi gerektiği, mali mühür veya elektronik imza ile onaylanmayan belgenin e-fatura olarak kabul edilmeyeceği açıklanır. Bu nedenle onay öncesi kontrol, yalnız görsel önizleme değil, veri kontrolü olmalıdır.
Son kontrol listesi şu sırayla uygulanabilir: Alıcı VKN/TCKN ve unvanı resmi kayıttaki bilgiyle karşılaştırılır. Senaryo, fatura tipi, tarih, mal/hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, vergi oranı ve toplam tutar ayrı ayrı incelenir. İrsaliye, sipariş veya sözleşme bilgisi gerekiyorsa taslakta doğru yerde bulunduğu doğrulanır. Sonra faturanın yalnız görüntüsü değil, taslak kayıt bilgisi de kontrol edilir. Onaydan sonra gönderim aşamasında alıcı etiketi tekrar dikkatle seçilir.
Örnek: Unvan doğru ama VKN yanlışsa fatura görüntüsü ilk bakışta güven verebilir; ancak belge hatalı alıcıya bağlanabilir. Benzer şekilde alıcı etiketi yanlış seçilirse gönderim sürecinde sorun yaşanabilir. Bu yüzden kontrol, tek kişi tarafından hazırlanmış faturada mümkünse ikinci kişi tarafından yapılmalıdır.
İlgili iç rehber: e-Fatura Yükleme Hatasında XML mi, ZIP mi, Mali Mühür mü Sorunlu?. Resmi kaynak: GİB e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzu. Son kontrol tarihi: 31.10.2026, Türkiye.
Bu yöntem küçük bir işlem disiplini gibi görünse de iptal, red, itiraz ve cari hesap uyuşmazlığı riskini azaltır. Ofis içinde “taslak kontrol edildi” notu; kontrol eden kişi, tarih ve kontrol edilen alanlarla birlikte saklanmalıdır. Onay şifresi yalnız yetkili kişi tarafından girilmeli, şifre paylaşımı ofis kolaylığı olarak görülmemelidir.